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Gothaer Versicherung

Der Gothaer-Konzern mit Firmenhauptsitz in Köln geht mit rund 6.000 Beschäftigten an Standorten in Deutschland, Österreich und seit Mitte 2010 auch Polen seinem Versicherungsgeschäft nach. Mit über vier Milliarden Euro Beitragseinnahmen und rund 3,5 Mio. versicherten Mitgliedern ist die Gothaer eines der größten deutschen Versicherungsunternehmen. Nach einem Migrations- und Standardisierungs-projekt kam im Gothaer Konzern auch die vormalige Beschaffungsplattform auf den Prüfstand. Sie wurde durch eine Procurement-Lösung von POET ersetzt.

Aufgabe

IT-Beschaffung und Berechtigungsvergabe liefen bei der Gothaer früher über ein Beschaffungssystem, bei dem Dinge wie Qualität der Abwicklung, Komfort, Transparenz und Freigabemechanismen nicht mehr den konkreten Anforderungen entsprachen. Anlässlich einer konzernweiten Umstellung auf Windows XP entschied man sich für eine neue Beschaffungslösung. Die Hauptanforderung bestand darin, sie in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren und Schnittstellen zu zahlreichen Systemen zu schaffen. Im Konzern wird von 450 DV-Beauftragten bestellt. In den Prozess sind 100 Prüfer bzw. Freigeber im Rahmen eines bis zu vierstufigen, variablen Genehmigungsverfahrens involviert. Im Zuge der angestrebten Produktreduktion und –standardisierung galt es, knapp 750 IT- und TK-Artikel in rund 500 übergeordneten Bundles, zudem mehrere Tausend Berechtigungen in 50 übergeordneten, individuell personalisierbaren Bundles zusammenzufassen. Voraussetzung hierfür war ein modular aufzubauender IT-Katalog.

Lösung

Der Konzern verfügt heute über eine internetbasierte Procurement-Lösung für standardisierte und strukturierte IT-Beschaffung, die auf der individuell an die Bedürfnisse des Versicherers angepassten ePROCURE Suite von POET basiert. Deren drei Komponenten Catalog Manager, Product Finder und Purchase Center greifen auf eine spezielle Schnittstellen-Datenbank zu, die als Zwischeninstanz zwischen Bestellanwendung und den vielen anderen Datenbanken im Konzern fungiert. In dieser findet die Bestellanwendung alle notwendigen Informationen und dorthin sendet sie auch fertige Aufträge, die von den anderen Systemen aufgenommen werden. Leistungsmerkmale wie intelligente Parametri-sierung und automatische Übernahme von Personalisierungsattributen auf alle Artikel sorgen für eine deutliche Reduzierung des Bestell- und Pflegeaufwands. Zudem lassen sich einem Artikel frühzeitig bei der Katalogerstellung viele Attribute zuordnen, die später für die technische Weiterverarbeitung und kaufmännische Abrechnung notwendig sind.

Nutzen

Die Hauptvorteile der neuen Beschaffungsplattform sind Transparenz über den Bestellprozess, Prozesssicherheit und reibungsloser Ablauf. „Wir wissen jederzeit, was aktuell passiert. Die Kostenverantwortlichen wissen, wo das Geld geblieben ist und wie viel sie noch zur Verfügung haben. Wir haben eine übersichtliche Budget- und Kostenkontrolle mit entsprechenden Reporting-Möglichkeiten,“ weiß Guido Haneke von der IT-Steuerung bei Gothaer. Es gibt weniger Rückfragen, einen wesentlich besseren Auftragsfluss und kaum noch Stornierungen. Das reine Bestellen dauert nur noch Minuten.